Ombwdsmon Datrys Anghydfodau, sy’n masnachu fel yr Ombwdsmon Rheilffyrdd, yw rheolwr y data personol at ddibenion y Gyfraith Diogelu Data ac mae’n gyfrifol am amddiffyn eich data personol.

Dyma ein manylion cyswllt at ddibenion diogelu data:

Dominique Marshall, Pennaeth Proses, Ansawdd a Risg

Ombwdsmon Rheilffyrdd, Premier House, 5 Argyle Way, Stevenage, SG1 2AD

Ffôn: 0330 094 0362

E-bost: info@railombudsman.org

Data personol yw unrhyw wybodaeth am unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw ohoni. Nid yw’n cynnwys data lle mae’r hunaniaeth wedi’i thynnu (data dienw).

Gallwn gasglu, defnyddio, storio a throsglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch yr ydym wedi’u rhestru fel a ganlyn:

Mae rhywfaint o wybodaeth bersonol sy’n cael ei chasglu yn cael ei thrin fel un fwy sensitif (y cyfeirir ati fel ‘categorïau arbennig o ddata personol’, er enghraifft, gwybodaeth am iechyd, rhywioldeb, cefndir ethnig ac eraill).

Gallwch gysylltu â ni drwy Twitter/X (@railombudsman). Fodd bynnag, nid oes gennym unrhyw ddylanwad ar gwmpas y data sy’n cael ei gasglu gan Twitter/X neu unrhyw sianeli cyfryngau cymdeithasol eraill drwy eu safleoedd ac os ydych yn eu defnyddio, dylech wirio polisïau’r sianeli perthnasol i ddeall sut maent yn diogelu eich data. Gallwn gasglu, defnyddio a chadw rhywfaint o wybodaeth yr ydych yn ei darparu neu a geir fel arall drwy sianeli cyfryngau cymdeithasol os yw’n berthnasol i’ch cwyn.

Rydym yn defnyddio dulliau gwahanol i gasglu data oddi wrthych ac amdanoch gan gynnwys drwy:

Gallwn gasglu gwybodaeth am eich cyfrifiadur, gan gynnwys lle mae ar gael eich cyfeiriad IP, system weithredu a math o borwr. Mae hyn ar gyfer gweinyddu systemau, i hidlo traffig, i chwilio am dtharthau defnydd ac i adrodd ystadegau. Data ystadegol yw hwn am gamau a phatrymau pori ein defnyddwyr ac nid yw’n nodi unrhyw unigolyn.

Byddwn dim ond yn defnyddio eich data personol pan fo’r gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i ni gael rheswm cyfreithlon dros ddefnyddio eich data personol. Y sail gyfreithlon yw bod gennym ddiddordeb cyfreithlon mewn prosesu eich data er mwyn gweinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi cyflwyno eich cwyn yn ei erbyn. Pan fyddwch yn gofyn i ni ystyried cwyn yn erbyn Darparwr Gwasanaeth, byddwn dim ond yn gofyn am y wybodaeth bersonol sydd ei hangen i brosesu eich cwyn. Rydym yn gofyn am eich data er mwyn dilyn ein buddiannau cyfreithlon mewn ffordd yr ydym yn credu y gallech ei ddisgwyl yn rhesymol wrth weinyddu’r hawliad ei hun.

Categorïau arbennig o ddata personol: Mae’r rheswm cyfreithiol dros brosesu categorïau arbennig o ddata personol yn fwy cyfyngedig. Rhaid i ni nodi sail gyfreithlon ar gyfer y prosesu hwn a bodloni amod ar wahân ar gyfer y prosesu. Y sail y gallwn ddefnyddio’r categorïau arbennig hyn ar ei chyfer yw bod gennym ddiddordeb cyfreithlon mewn prosesu eich data er mwyn gweinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi cyflwyno eich cwyn yn ei erbyn. Yr amod ar wahân yw eich bod wedi rhoi eich caniatâd penodol i ni brosesu eich data at y diben hwn. Rhaid rhoi caniatâd yn rhydd, yn benodol ac yn hysbys a rhaid i chi gael dewis gwirioneddol ynghylch cynnig eich data.

Lle rydych wedi darparu categorïau arbennig o ddata personol sy’n berthnasol i’ch hawliad, fe ofynnir i chi gydsynio i ni ddefnyddio eich data er mwyn gweinyddu eich hawliad yn briodol ac yn rhesymol pan fyddwch yn cyflwyno neu’n llofnodi eich Ffurflen Gais. Lle rydym yn dibynnu ar eich caniatâd penodol i brosesu categorïau arbennig o ddata personol, gellir tynnu’r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg. I dynnu eich caniatâd yn ôl, cysylltwch â ni.

Bydd yr Ombwdsmon Rheilffyrdd dim ond yn defnyddio’r wybodaeth a ddarperir gennych i:

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau awtomataidd.

Ni fyddwn yn defnyddio eich data at unrhyw ddibenion marchnata neu hyrwyddo ac ni fyddwn yn rhannu eich data personol ag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata.

Gall galwadau ffôn i ac oddi wrth yr Ombwdsmon Rheilffyrdd gael eu recordio at ddibenion hyfforddi ac ansawdd. Defnyddir recordiadau i ddiogelu buddiannau’r rhai sy’n cymryd rhan yn yr alwad a darparu gwybodaeth neu dystiolaeth ddefnyddiol i ni sy’n cefnogi eich cwyn.

Pan fyddwch yn cyflwyno Ffurflen Gais ac yn gofyn am ymwneud yr Ombwdsmon Rheilffyrdd â’ch cwyn, rydych yn cydnabod y byddwn yn cadw ac yn defnyddio eich gwybodaeth yn y ffyrdd a ddisgrifir uchod.

Mae’r Ombwdsmon Rheilffyrdd yn is-gwmni i The Ombuds Group ynghyd â’r Dispute Resolution Ombudsman. Gall yr holl ddata a ddelir gan yr Ombwdsmon Rheilffyrdd gael ei rannu/trosglwyddo rhwng unrhyw un o’r sefydliadau uchod.

Fel rhan o’r broses i weinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi cyflwyno eich cwyn yn ei erbyn, gallwn rannu’r wybodaeth a ddarperir gennych gyda:

Sylwch hefyd, fel rhan o’n gwasanaeth, ein bod yn gweithredu System Rheoli Achosion sy’n cael ei rheoli gan drydydd cwmni. Mae’r holl ddata (gan gynnwys data personol) sy’n ymwneud ag achosion yn cael ei storio o fewn y system hon ac felly gall gael ei gyrchu gan gyflogeion ac amrywiol o’r trydydd cwmni. Mae gennym gytundeb rhannu data yn eu lle at y diben hwn.

Bydd unrhyw ddata a rennir ag unrhyw drydydd parti arall (e.e. at ddibenion adrodd i’r Rail Delivery Group, y Swyddfa Rheilffyrdd a Ffyrdd (y Rheolydd ar gyfer y diwydiant rheilffyrdd) a/neu’r Adran Drafnidiaeth) yn ddienw. Ni fydd unrhyw adroddiadau o’r fath yn cynnwys unrhyw ddata personol amdanoch nac unrhyw wybodaeth y gellid eich adnabod ohoni.

Weithiau pan fyddwch yn cyflwyno cwyn gallwn ddefnyddio sefydliad ymchwil i gysylltu â chi i weld a fyddwch yn cymryd rhan mewn Arolwg Boddhad Cwsmeriaid dienw; tra bod sefydliadau o’r fath yn gweithredu fel proseswyr eich data personol ar ein rhan, ni sy’n gyfrifol am eich data personol bob amser. Rydym yn anfon ceisiadau o’r fath ar sail diddorol cyfreithlon mewn gwella ein gwasanaethau yr ydym yn eu darparu i chi. Os nad ydych am gymryd rhan, mae gennych yr hawl i optio allan o’r arolygon ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni.

Rydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unol ag egwyddorion y Gyfraith Diogelu Data.

Byddwn yn trin eich gwybodaeth bersonol yn deg ac yn gyfreithlon a byddwn yn sicrhau bod gwybodaeth yn:

Mae mynediad at wybodaeth bersonol wedi’i gyfyngu i unigolion awdurdodedig ar sail angen gwybod yn llym ac yn amodol ar ddyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi ymrwymo i gadw eich manylion personol yn gyfredol, ac rydym yn eich annog i roi gwybod i ni am unrhyw newidiadau sydd eu hangen i sicrhau bod eich manylion yn gywir.

Weithiau bydd angen i ni rannu eich data personol gyda thrydydd partïon a chyflenwyr y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd, megis yr Unol Daleithiau. Os gwnawn hyn, rydym wedi cael cadarnhad i sicrhau bod eich data yn cael yr un amddiffyniad ag pe bai’n cael ei brosesu o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd.

O dan y Gyfraith Diogelu Data, fel gwrthrych data mae gennych yr hawl gyfreithiol i:

Byddwn dim ond yn cadw eich data personol cyhyd ag y bo angen i gyflawni’r dibenion y gwnaethom ei gasglu ar eu cyfer, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

Cedwir recordiadau ffôn am 6 mis. Os yw recordiad galwad ffôn yn darparu gwybodaeth neu dystiolaeth ddefnyddiol sy’n cefnogi cwyn, gallwn gadw hwn fel rhan o’r achos am 12 mlynedd.

Byddwn yn cadw cofnodion eraill o’r wybodaeth a roddwch i ni am hyd at 6 blynedd. Mae hyn yn ofynnol i ni fonitro cynnydd eich achos a chynhyrchu ystadegau y gallwn eu cyhoeddi. Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i gyhoeddi ystadegau achosion penodol i’n corff achredu ADR.

Cedwir gwybodaeth bersonol a ddarperir gennych drwy gyfryngau cymdeithasol am gyfnod o hyd at 12 mis.

Mae gennym hefyd ddyletswydd barhaus i gadw data personol fel y gallwn wneud addasiadau rhesymol i ddefnyddwyr o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Mae’r wefan hon yn cynnwys dolenni i wefannau’r Darparwyr Gwasanaeth a gall gynnwys dolenni i wefannau trydydd parti eraill, ategion a chymwysiadau. Gall clicio ar y dolenni hynny neu alluogi’r cysylltiadau hynny ganiatáu i drydydd partïon gasglu neu rannu data amdanoch. Nid ydym yn rheoli’r gwefannau trydydd parti hyn ac nid ydym yn gyfrifol am eu datganiadau preifatrwydd. Pan fyddwch yn gadael ein gwefan, rydym yn eich annog i ddarllen polisi preifatrwydd pob gwefan yr ydych yn ymweld â hi.

Mae Ombwdsmon Datrys Anghydfodau, sy’n masnachu fel yr Ombwdsmon Rheilffyrdd, wedi’i gofrestru o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018 (cofrestriad ZA050882).

I gael rhagor o wybodaeth am sut a pham yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth ac ar sut i arfer eich hawliau cyfreithiol, cysylltwch â ni.

Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) hefyd yn ffynhonnell o ragor o wybodaeth am eich hawliau diogelu data. Mae’r ICO yn gorff swyddogol annibynnol, sef awdurdod goruchwylio’r DU ar gyfer materion diogelu data, ac un o’u prif swyddogaethau yw gweinyddu darpariaethau’r Gyfraith Diogelu Data.

Mae gennych yr hawl i gwyno i’r ICO os ydych yn credu ein bod wedi torri’r Gyfraith Diogelu Data.

Gallwch gysylltu â’r ICO yn:

Information Commissioner’s Office

Wycliffe House, Water Lane

Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk

Ffôn: 0330 094 0362

Ffôn testun: 0330 094 0363

E-bost: info@railombudsman.org

Twitter: @RailOmbudsman

Trwy'r Post: Rail Ombudsman, Premier House, 5 Argyle Way, Stevenage SG1 2AD